Как правильно подготовиться к выставке

Выставки являются уникальным шансом для ваших потенциальных клиентов увидеть, услышать, потрогать или проще говоря познакомиться с вашим продуктом или услугой из первых рук. Не существует более эффективного способа продемонстрировать свой товар или услугу потенциальным клиентам в такой благоприятной среде. Девять из десяти посетителей выставки оказывают влияние на решение о покупке того или иного продукта представленного на выставке для своей компании.

Первый этап. До события

В каких выставках принимать участие? Большинство организаторов выставок могут предоставить вам всю необходимую информацию. Проанализировав ее, вы сможете принять решение об участии в выставке. На что следует обратить внимание:

На сколько профессионально организована выставка и как она будет анонсирована?
Какие компании и сколько лидеров рынка приглашены на выставку в качестве посетителей?
Какие торговые организации поддерживают выставку?
Какая посещаемость выставки была в прошлом году?
Какие СМИ приглашены и аккредитованы для освещения выставки?
Что входит в стоимость пакета участника?

Подготовка

После того как вы определились с участием в выставке, первое, что нужно сделать, это назначить менеджера нести полную ответственность за организацию стенда и работу персонала.

Определитесь с целями. Какую информацию вы пытаетесь донести. Это может быть: запуск нового продукта или услуги, расширение сферы деятельности, выход на новые рынки и т.п. От того, какие цели вы преследуете будут зависеть все ваши дальнейшие действия.

Сформируйте бюджет, который будет включать аренду или покупку стенда и конструкции, транспортные расходы, питание, проживание и стоимость всех последующих работ. Помните, что стоимость участия в выставке, вероятно, будет примерно в четыре раза выше стоимости стенда, так что добавьте 5% на непредвиденные расходы.

Наконец, зарезервируйте и оплатите заблаговременно место и подберите свой дизайн для выставочного стенда.

Некоторые советы по планированию

1. Старайтесь начинать планирование за 12 месяцев до выставки и уж никак не менее чем за 3.

2. Чем раньше вы забронируете ваше место, тем лучшие условия по размещению вы получите. Самые лучшие места в центре павильона, т.е. там, куда стремится попасть большинство посетителей. Также, очень выгодные позиции размещения выставочного стенда - это вход или выход из выставочной зоны.

3. Помните о таких мелочах, как удобство подъезда на автомобиле и бейджи для персонала и др.

Стенд размер и расположение

Изначально организаторы выставки выделяют вам некоторое пространство для размещения в нем выставочной конструкции, продукции и персонала. Как правило минимальное пространство это 2 х 3 метра. Не забывайте, что стены выставочной оболочки редко бывают плоскими. Обычно какой-либо рельеф интерьера привлекает больше внимания посетителей.

Существует великое множество вариантов мобильных стендов и выставочных конструкций, вот некоторые из них: Х-баннер, L-баннер, Roll Up стенды, Pop Up и Fold Up конструкции, Press Wall стенды, стойки ресепшен, буклетницы и многое другое. Что именно из этого списка Вам потребуется обсудим в следующих статьях. Выбор остается за вами.

Представьте, что данные стенды это части конструктора, из которых Вам предстоит собрать единое целое. В конечном итоге, первоочередная задача - привлечь внимание посетителей. Далее Вам потребуется превратить потенциальных клиентов в реальных.

Что делать и что не делать на выставке (DO or DON’T)

DO - Руководствуйтесь правилом 3 секунд. Посетитель принимает решение подойти или не подойти к Вашему стенду в течении трех секунд. За это же время он формирует первоначальное впечатление, которое впоследствии бывает очень трудно изменить. Ваша выставочная конструкция должна привлекать внимание, она должна быть хорошо освещена и гармонично сбаллансирована с точки зрения дизайна. Информация должна быть простой и наглядной.

DON 'T - не ставьте слишком большое количество персонала в выставочную зону, это может отпугнуть посетителей. Не оставляйте личные вещи и мусор на виду, выделите для этого небольшое подсобное помещение.

На мероприятии

Ни что не является более отталкивающим для посетителя выставки, чем стайка скучно слоняющихся или сидящих перед компьютером промоутеров. Дайте каждому человеку свою зону ответственности, пусть один занимается привлечением посетителей к вашему стенду, другой - общается с потенциальными клиентами, третий демонстрирует образцы продукции и т.д. Распределите обязанности. Поверьте - это интересно!

Работа на выставке

Конкуренты, как правило, выдают себя. Выясните, кто они и что они делают.
Если Вы поняли, что перед Вами находится конкурент и пытается выбить из Вас ценную информацию, а Вы не хотите ему ее передавать, сделайте вид, что у Вас появились неотложные дела или синициируйте важный звонок.
Если кто-то из клиентов не доволен Вашей работой и при этом на глазах у посетителей ругает Вас за какие-либо поступки, отведите этого человека в нейтральную зону и постарайтесь решить конфликт полюбовно.
В конце первого дня проведите разбор сессии с вашими сотрудниками, это поможет узнать, что работает, а что нет.

Искусство общения

Внешним видом Вашего стенда или выставочной конструкции Вы можете только привлечь посетителей, остальное зависит от Вашего персонала. Задавайте открытые вопросы, не позволяющие посетителю ответить только “да” или “нет”. Фраза “Я могу Вам чем-нибудь помочь” очень редко работает. Ваш язык тела так же, как и то, что Вы говорите. Пытайтесь сделать визуальный контакт с новыми потенциальными клиентами в то время, пока Вы еще общаетесь с другими. Практика передачи посетителей Вашим коллегам достаточно эффективна, т.к. Вы снова можете направить свое внимание на привлечение новых посетителей. Не упустите эти маленькие хитрости для получения наиболее высокой отдачи от выставки.

Выделите время, чтобы ходить по выставочным павильонам. Вы можете найти новых бизнес партнеров или поставщиков.

Финальная часть. Превратите посетителей выставки в Ваших клиентов.

Все мероприятие будет пустой тратой времени, если Вы не готовы посвятить достаточно времени и усилий для дальнейшего общения с потенциальными клиентами, с которыми Вы познакомились на выставке. Как правило, первый контакт должен быть в письменной форме в течении первой недели после выставки. Вы не потеряете потенциального клиента, если будете поддерживать с ним связь. Ваше письмо должно быть подтверждением вашей встречи и обсуждаемых вопросов, это покажет потенциальным клиентам, что они важны для вас.

Помните! Хорошо проведенная выставка может продолжать работать на Вас еще очень долгое время!

Direct print